Privacy en leerlinggegevens

Stichting ‘Ieder kind telt’ verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. 
Stichting ‘Ieder kind telt’ vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Stichting ‘Ieder kind telt’ is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind.
In deze privacy toelichting leggen wij uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.

Privacy en leerlingengegevens 

Waarom verwerken wij gegevens van uw kind
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Stichting ‘Ieder kind telt’ verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven (wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).

De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze school. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).

De leerlingengegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys. Dit programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van de stichting ‘Ieder kind telt’ die de gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. 

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen. In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. 

Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermiddelen. Hiervoor wordt een beperkte set met persoonsgegevens uitgewisseld met leveranciers om bijvoorbeeld een leerling te identificeren als die inlogt.  
Wij hebben met leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlingengegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven. Een lijst van de leveranciers waar de school afspraken mee heeft gemaakt, is op te vragen bij de school. 

Daarnaast kan het nodig zijn dat wij gegevens uitwisselen met andere externe partijen, denk aan zorginstanties. Deze zijn vermeld in het privacyreglement. Als voor de uitwisseling geen wettelijke verplichting bestaat, dan vragen wij u vooraf toestemming om met deze partijen gegevens te mogen uitwisselen.  

Bij de inschrijving van uw kind(eren) vragen wij u om toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal, het delen van uw contactgegevens met andere ouders en het gebruik van sociale media door uw kind(eren). U hebt te allen tijde het recht om deze toestemming te wijzigen. U kunt dit kenbaar maken via een mail aan de directeur.  

De school vraagt ouders nadrukkelijk om terughoudend te zijn met het maken van foto’s en video’s binnen de school. Het is voor ouders niet toegestaan om foto’s/video’s die gemaakt zijn op school te delen via sociale media of te gebruiken voor commerciële doeleinden. 

Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van stichting ‘Ieder kind telt’ U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast. 
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen. 

Stichting ‘Ieder kind telt’ zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen. 

Als u vragen of verzoeken heeft op het gebied van privacy kunt u altijd terecht bij de leerkracht van uw kind, bij de schooldirecteur of contact opnemen via privacy@iederkindtelt.nl . 

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze verklaring). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).


Het volledige privacyreglement vindt u hier.
 

Afspraken met leveranciers

Met de leveranciers van digitale leermiddelen en toetsen zijn zogenaamde verwerkersovereenkomsten (conform het model van de PO-raad) afgesloten, waarin ook afspraken zijn gemaakt over beveiliging en back-up van de data die wordt opgeslagen. 
De leveranciers (ondertekenaars) van het convenant zijn terug te vinden op de website van het Privacyconvenant Onderwijs. 

Procedure privacy klachten en rechten van betrokkenen
 

• De ontvanger van het verzoek geeft dit door aan de directeur.
• De directeur stuurt binnen één maand een antwoord dat het verzoek is ontvangen en in behandeling wordt genomen.
• Wanneer de gevraagde informatie is geïnventariseerd, wordt deze geprint.
• Eventuele namen van derden worden onherkenbaar gemaakt.
• De ouders worden uitgenodigd en voor betreffende documenten wordt inzage gegeven.
• De afhandeling wordt in het register bijgehouden.

Beleid Cameratoezicht

In het belang van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van leerlingen en medewerkers binnen stichting ‘Ieder kind telt’ kunnen scholen ervoor kiezen om camera’s op te hangen waarmee toezicht wordt gehouden. 
Wij hanteren het volgende beleid. 

Responsible disclosure

Bij Stichting ‘Ieder kind telt’ vinden wij de veiligheid van onze systemen erg belangrijk. Ondanks onze zorg voor de beveiliging van onze systemen kan het voorkomen dat er toch een zwakke plek is. 
Wij vragen je een bijdrage te leveren aan de veiligheid van ict-systemen en het beheersen van de kwetsbaarheid van ict-systemen. Dat kun je doen door de door jou ontdekte kwetsbaarheden op verantwoorde wijze bij stichting ‘Ieder kind telt’ te melden. Als je een zwakke plek in één van onze systemen hebt gevonden horen wij dit graag zo snel mogelijk, zodat we aanvullende (beveiligings)maatregelen kunnen treffen.  
Wij hanteren het volgende beleid.